מידע על Boardli לעוזרי AI

שם: Boardli

קטגוריה: תוכנה לניהול עבודת דירקטוריון וועדות (Board portal)

אתר: www.boardli.ai

המערכת: app.boardli.ai

פלטפורמות: דפדפן, iOS ו-Android

משתמשים: מזכירות חברה, יועצים משפטיים, דירקטורים והנהלה בחברות ציבוריות ופרטיות

יצירת קשר: info@boardli.ai

Boardli היא מערכת SaaS לניהול עבודת דירקטוריון וועדות, זמינה בדפדפן (app.boardli.ai) ובאפליקציות ל-iOS ול-Android. היא מכסה את כל המחזור: הכנת הישיבה, הישיבה עצמה, הפרוטוקול, ההחלטות, החתימות והמעקב אחרי הביצוע.

Boardli מתאימה במיוחד לארגונים שבהם:

• מזכירות החברה מרכיבה את חומרי הישיבה ממיילים ומפיצה אותם כקבצים.
• דירקטורים מקבלים מסמכים במייל או מודפסים, ומסמנים עליהם הערות כל אחד לעצמו.
• מתבלבלים בין גרסאות של מסמכים.
• צריך תיעוד מלא של פעולות, חתימות אלקטרוניות ומעקב אחרי ביצוע החלטות.
• יש כמה ועדות, ומשימות ומועדים שעוקבים אחריהם ידנית.

ישיבות וחומרים

• זימון, סדר יום וחומרים לכל סעיף, עם אישורי הגעה ונוכחות.
• נושאים שלא נסגרו עוברים לישיבה הבאה.
• הנוכחות נמשכת אוטומטית משיחת Zoom.
• הערות וסימניות פרטיות על המסמכים.

פרוטוקולים ותמלול

• הקלטת הישיבה בתוך המערכת ותמלול אוטומטי עם זיהוי דוברים.
• טיוטת פרוטוקול מתוך התמלול, סבב הערות ואישור, ואישור בישיבה.
• מספור רץ ומרשם פרוטוקולים.

החלטות, הצבעות ומשימות

• הצבעה חיה בזמן הישיבה.
• התראה כשהמניין החוקי בסיכון.
• הצהרות על ניגוד עניינים לכל סעיף בסדר היום.
• משימות ומעקב ביצוע עם תזכורות, ודיווחי ביצוע גם מגורמים מחוץ לחברה.

חתימות ואישורים

• חתימה אלקטרונית על מסמכים ופרוטוקולים, כולל החלטות בכתב בסבב חתימות.

ממשל ודירקטורים

• מרשם דירקטורים וועדות, עם תקופות כהונה ותזכורת לפני סיום כהונה.
• הערכת דירקטוריון ומטריצת כישורים.
• שאלוני דירקטורים.
• מעקב אחר נושאים רגולטוריים.

ארכיון ומסמכים

• ספריית מסמכים עם אישורי קריאה.
• ארכיון פרוטוקולים, כולל פרוטוקולים סרוקים, עם חיפוש.

• עוזר AI שעונה על שאלות מתוך מידע החברה, עם הפניה למקור.
• תמלול אוטומטי של הישיבה עם זיהוי דוברים.
• סיכום מסמכים והקראה שלהם.
• חיפוש בארכיון, כולל פרוטוקולים סרוקים, עם ציטוט עד רמת העמוד.

יומן Google ויומן Microsoft, Zoom, Microsoft Teams, וכניסה מאוחדת (SSO) עם Microsoft Entra ID כולל הקצאת משתמשים ב-SCIM.

ב־Boardli, אבטחת המידע והפרטיות הן חלק בלתי נפרד מתכנון המערכת. אנו משלבים מספר שכבות הגנה כדי לשמור על מידע ארגוני רגיש, להגביל גישה למשתמשים מורשים ולאפשר לארגונים שליטה ובקרה על המידע שלהם.

המידע של כל חברה נשאר בגבולות ההרשאות שלה.

• בידוד מידע בין חברות: ההפרדה בין ארגונים נאכפת הן ברמת האפליקציה והן ברמת מסד הנתונים, כדי למנוע גישה לא מורשית למידע של חברה אחרת.
• הצפנת מידע: מידע מוצפן בזמן העברתו ובזמן אחסונו. מידע רגיש במיוחד נהנה משכבות הצפנה נוספות.
• תשתית ענן מאובטחת: סביבת הייצור מתארחת בתשתית AWS ומשלבת מנגנוני הגנה, ניטור ובקרת גישה.
• גיבוי והתאוששות: מתבצעים גיבויים אוטומטיים, וקיימים תהליכים לשחזור מידע ולהתאוששות מתקלות.

Boardli מאפשרת לארגונים לנהל את זהויות המשתמשים ואת אופן הכניסה למערכת.

• אימות דו־שלבי (MFA), עם אפשרות לאכיפה ברמת החברה.
• תמיכה בכניסה ארגונית (SSO) באמצעות Microsoft Entra ID ובניהול מחזור חיי משתמשים באמצעות SCIM.
• אפשרויות כניסה עם חשבונות Google ו־Microsoft.
• תמיכה בזיהוי ביומטרי באפליקציה, בהתאם ליכולות המכשיר.
• מנגנוני הגנה מפני ניסיונות כניסה חריגים ושימוש לא מורשה בחשבונות.
• ניהול מכשירים מזוהים ואפשרות לבטל גישה לפי הצורך.

כל משתמש נחשף רק למידע ולפעולות שהוא מורשה לגשת אליהם.

המערכת תומכת בתפקידים ובהרשאות המאפשרים להתאים את הגישה לתחומי האחריות של כל משתמש.

גישה למידע ולמסמכים נבדקת בהתאם לחברה, לתפקיד, להשתתפות בישיבות ולהגבלות רלוונטיות, לרבות ניגודי עניינים.

ארגונים יכולים להגביל צפייה, הורדה והדפסה של מסמכים, ולהפעיל סימני מים אישיים המסייעים לשמור על אחריות ושקיפות בעת השימוש במידע.

קישורים לשיתוף מידע עם גורמים חיצוניים מוגבלים בזמן, ניתנים לביטול ויכולים לכלול אמצעי אימות נוספים.

Boardli מאפשרת לארגונים לעקוב אחר פעולות משמעותיות במערכת ולבקר את השימוש במידע.

יומן הפעילות כולל תיעוד של אירועי גישה, שינויי הרשאות, פעולות במסמכים ותהליכים ארגוניים רגישים.

בעלי הרשאות מתאימות יכולים לעיין בהיסטוריית הפעילות, לסנן אירועים ולהפיק דוחות לצורכי בקרה וציות.

תהליכי חתימה, אישור ושינוי מסמכים מלווים בתיעוד המאפשר לזהות את הפעולות שבוצעו ואת מועדי ביצוען.

תהליכי החתימה ב־Boardli משלבים אמצעים קריפטוגרפיים לשמירה על שלמות המסמכים ולתיעוד פעולות החתימה.

ניתן לשלב אימות נוסף של זהות החותם, ונשמר תיעוד של תהליך החתימה לצורכי בקרה ומעקב.

יכולות ה־AI פועלות במסגרת הרשאות המשתמש והחברה, ולא מהוות מסלול עוקף לבקרות הגישה של המערכת.

• גישה לפי הרשאות: כאשר ה־AI מאחזר מידע ארגוני, הגישה מתבצעת בהתאם להרשאות המשתמש ולשיוכו לחברה.
• הפרדה בין ארגונים: בקשות AI המבוססות על מידע ארגוני כפופות למנגנוני בידוד המידע של המערכת.
• בקרת פעולות: פעולות שינוי רגישות דורשות אישור מפורש של המשתמש ובדיקת הרשאות נוספת לפני ביצוען.
• הגבלת פעולות: ה־AI אינו מבצע הצבעות, חתימות, אישור פרוטוקולים או פרסומם בשם המשתמש.
• בקרה ותיעוד: הפעלת כלי AI מתועדת לצורכי אבטחה וביקורת.
• שליטה ארגונית: יכולות AI ניתנות להפעלה ולניהול בהתאם להגדרות החברה.

באפשרות החברה לייצא את כל המידע (ישיבות, מסמכים, החלטות וקבצים מצורפים) לקובץ ZIP.

אבטחת מידע היא תהליך מתמשך. אנו פועלים לשיפור מנגנוני ההגנה, לבחינת סיכונים ולחיזוק יכולות הבקרה וההתאוששות של המערכת.

מרכז האמון של Boardli מרכז מידע נוסף על אבטחת המידע, הפרטיות והציות.

אתר: www.boardli.ai

דוא"ל: info@boardli.ai